¿Cómo CENIT se convirtió en referencia de la digitalización de Gobierno Corporativo?

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SECTOR
Servicios
TIPO
B2B
PAÍS
Colombia

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Sobre la Empresa:

Cenit Transporte y Logística de Hidrocarburos S.A.S., filial 100% de Ecopetrol S.A., es una compañía dedicada al transporte de hidrocarburos, cuyo principal objetivo es contribuir con el desarrollo de Colombia. En el 2012 inició sus operaciones como cabeza del segmento de transporte de crudos y refinados, con el propósito de ser el aliado estratégico de la industria petrolera y ofrecer soluciones integrales que aseguren una gestión responsable y sostenible con los grupos de interés.

“Atlas Governance ha sido un aliado fundamental en la materialización de nuestros objetivos, principalmente en la gestión ágil y oportuna de los órganos sociales de Cenit, consecuencia de los beneficios en términos de manejo de información y eficiencia en el proceso, que son un resultado de la implementación de este software.”

Los Principales Desafíos para CENIT

La gestión ágil y oportuna de los órganos sociales de Cenit, es una labor fundamental para la dirección estratégica de la organización. Para garantizar el cumplimiento de normas internas y externas asociadas a esta labor, Cenit dio inicio a un proceso que buscó la optimización en los asuntos clave de dicha gestión, a partir de la integración de una herramienta tecnológica.

Así, quedaron claros aquellos procesos que necesitaban mejorías como:

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Agilidad en el proceso de preparación de las reuniones

El proceso de preparación de reuniones se realizaba a través de correos electrónicos y archivos de Word, PowerPoint y Excel, lo cual implicaba un desgaste administrativo con riesgo de error operativo por temas de confidencialidad, y versiones equivocadas.

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Eficiencia en el relacionamiento entre los miembros

La atención de todos los correos electrónicos que se les envía para la debida gestión de los distintos órganos sociales se convierte en una carga que fomenta el retraso en la toma de decisiones o en la redacción de actas, porque se vuelve un correo entre miles que se reciben y deben gestionarse en el día a día.

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Seguridad de la información

La sensibilidad de la información que se comparte en las sesiones de los órganos sociales por su naturaleza privada, en ocasiones confidencial, y generalmente de uso restringido, la cual, antes de la implementación del software se compartía de manera manual, a través de correo electrónico.

Primeros pasos para la Digitalización de su Gobierno Corporativo

Durante el proceso se aprendió a utilizar las funcionalidades que transformaron de manera significativa los procesos internos, y que mejoró la gobernanza en la organización, logrando mayor agilidad y optimización en los tiempos.

“A pesar de que el portal es bastante intuitivo, hay ocasiones en las que surgen dudas que siempre han sido resueltas de manera oportuna por parte del equipo de implementación, quien siempre está dispuesto a apoyar en lo que necesitemos. Otro punto relevante es el canal de soporte dentro del portal Atlas, que es atendido por una persona que resuelve inquietudes en tiempo real.”

FUNCIONALIDAD 1

Gestión de materiales y documentos desde la base de conocimiento del sistema

El portal de Atlas permite que la Secretaría General de Cenit programe reuniones, ponga a disposición de los directores los materiales e información para revisiones en línea, e incluso solicite votos en tiempo real, lo cual facilita de manera significativa la logística administrativa detrás de la gestión.

FUNCIONALIDAD 2

Bluebook: Libro donde se registra toda la información de las reuniones

Garantía para que los usuarios cuenten con acceso a las versiones más actualizadas de los documentos e información.

FUNCIONALIDAD 3

Votaciones: Realizar deliberaciones en conjunto y obtener un resultado único

Los miembros pueden hacer seguimiento y revisar sus compromisos en un solo lugar, así como hacer sus votaciones o aprobaciones, comentarios a actas publicadas, y monitoreo a las tareas asignadas.

La digitalización de CENIT

Con el apoyo del equipo Customer Success y con un Manager de implementación dedicado a Cenit, se realizó el proceso de implementación del portal Atlas y se logró la capacitación de todos los involucrados en las labores y procesos de Gobierno Corporativo.

Sin lugar a dudas, contar con un proceso de Gobierno Corporativo digitalizado, ha generado beneficios para CENIT, como lo son:

“La pandemia fue un empujón para demostrarnos que podíamos ser mucho más eficientes de lo que creíamos éramos antes, estando todos presentes en una sala. Tomamos la decisión, de migrar a desarrollar toda esa gestión de órganos de gobierno, de una manera tradicional a hacerlo a través de una herramienta que convirtió el proceso mucho más eficiente, seguro en el manejo de la información".

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Acceso remoto con o sin internet a contenidos e información en tiempo real

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Mejoramiento de la comunicación entre los miembros de los procesos decisorios y de control de la compañía

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Garantía para que los usuarios cuenten con acceso a las versiones más actualizadas de los documentos e información

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Disponibilidad de contenidos imprescindibles para los usuarios de forma ágil y segura

Con las mejorías generadas en la empresa gracias al uso del portal, CENIT se convirtió en referencia en la digitalización de Gobierno Corporativo y en la toma de decisiones ágil para la organización, además de fortalecer la coherencia corporativa, garantizando el comportamiento empresarial socialmente responsable para sus stakeholders.

“En Cenit, nuestros directores tienen entre 40 y 65 años y todos usan la herramienta gracias a que esta es intuitiva y muy fácil de usar”.

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