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¿Cómo EPM Guatemala logró transformar el seguimiento y resultados de proyectos de sus Comités?

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Icone_EmpresaEmpresa: EPM Guatemala
Icone_Setor EletricoSector: Eléctrico
Icone_TipoTipo: B2B
Icone_PaisPaís: Guatemala

Sobre la empresa

EPM Guatemala es un grupo empresarial conformado por empresas guatemaltecas del sector eléctrico y áreas afines, entre ellas están las empresas EEGSA, AMESA, CREDIEEGSA, COMEGSA, , ENÉRGICA, GESA, IDEAMSA y TRELEC.

Hoy es uno de los grupos empresariales más relevantes y destacados por su crecimiento, robustez y compromiso con la comunidad latinoamericana.

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Una de las principales ventajas y beneficios que nos interesó es poder ordenar y tener una sola herramienta que nos permita tener una comunicación más práctica y efectiva en cuanto a la documentación que necesitamos validar porque antes, lo realizábamos en hojas de cálculo y era un ir y venir de correos, en cambio ahora podemos tener una línea de tiempo del seguimiento que vamos dando en el tema de los proyectos y planes de mejora.

Atlas GOV: Un aliado para Comités de EPM Guatemala

En cuestión de semanas, los Comités de Alta Dirección de EPM Guatemala notaron que el resultado de automatizar el seguimiento de proyectos y de planes de mejora fue más fácil y mejor de lo que esperaban.

En el escenario inicial, la metodología aplicada dentro EPM Guatemala para el seguimiento de proyectos de los comités, aparentemente no parecía ser un problema, en realidad parecía ser solo… ‘un proceso más’ realizado en hojas de cálculo que eran enviadas cientos de veces por e-mail.

Y aunque no parecía ser un problema, la gerencia general sabía que existían otras opciones y soluciones tecnológicas que podrían impactar positivamente en el trabajo de todos los miembros y gestores de los comités, principalmente del Comités de Auditoría, el Comité de Contrataciones y el Comité Ejecutivo.

Una función que se convirtió en una solución completa…

EPM Guatemala comenzó a utilizar Atlas GOV enfocada en el seguimiento de proyectos, pero al explorar la herramienta completa, descubrió que el software ofrecía una solución integral que iba más allá de esa función específica.

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“Es que además nos ha servido mucho que tenemos 3 opciones de firma para las actas. Con esas tres opciones cada uno decide cómo firmar, esto a su vez, nos permitió establecer un orden en las firmas, porque, por ejemplo, en nuestro caso el gerente es el último en firmar las actas y fue en el software como logramos estandarizar ese orden específico.”

Diana Hortensia
Auditora de sistemas en EPM Guatemala

Pero claro, debemos considerar que antes de obtener resultados del uso de Atlas GOV, hubo una estrategia que se realizó en conjunto entre EPM Guatemala y Atlas Governance para garantizar que los integrantes de los comités consiguieran aprovechar al máximo las funcionalidades del software.

La estrategia trazada internamente por EPM Guatemala agilizó la curva de aprendizaje de la herramienta. Su plan se basó en capacitar a todos los miembros de los comités, pero designar a una profesional responsable del seguimiento de la herramienta.

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Es decir, Diana Hortensia Pérez, Auditora de sistemas en EPM Guatemala es la profesional que se encargó de entender el software y quien resuelve dudas sobre la herramienta para sus compañeros de comités. “Yo soy el soporte de EPM Guatemala” bromea.

La comunicación y atención oportuna entre Diana y el área de Soporte de Atlas, facilitó aún más la estrategia interna de la organización para que ella lograra explotar todo el potencial del software, por eso tiene toda la claridad de la evolución de EPM Guatemala en el uso de Atlas GOV.

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Siempre hay un poquito de resistencia al cambio, pero nos ha ayudado el soporte de Atlas y el que la herramienta es bastante intuitiva, te permite decidir cómo quieres llevar la información sin perder un orden, asignar responsables, enviar recordatorios de una forma más personalizada y directa y centralizar los avances con transparencia

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Atlas GOV vs. Softwares de seguimiento de proyectos del mercado

Y a todo esto, debemos responder una pregunta:

💡¿Por qué contratar Atlas GOV en vez de algún otro software especializado en seguimiento de proyectos que ahora mismo compiten en el mercado?

Si bien, el seguimiento de proyectos es un proceso que puede llevarse en diferentes formatos o plantillas, debemos pensar más allá de la dinámica en que se aplica, es importante considerar la relevancia y confidencialidad de la información, sobre todo cuando hablamos de información tratada en los Comités de Alta Dirección.

Porque, aunque numerosos softwares puedan apoyarte a realizar un seguimiento de proyectos, no todos los softwares pueden realizar un seguimiento de proyectos adecuado para el Gobierno Corporativo. ¿A qué nos referimos? A esto:

“Es una herramienta que nos ayudó a centralizar diversos procesos y a su vez nos da tranquilidad y seguridad, por ejemplo, no cualquier persona va a firmar un documento si no tiene acceso porque tiene factor doble de autenticación y en cuanto a proyectos, nos permite ordenarlos de una forma más dinámica, puedo decidir quienes sí y quienes no pueden ver la información. Aunque sea una herramienta que pueden usar todos, no todos pueden ver todo.” 

En otras palabras, aunque EPM Guatemala buscaba simplificar el seguimiento de proyectos de comités y mejorar la transparencia, fue la confidencialidad, ciberseguridad y facilidad de uso en el sistema lo que garantizó la confianza de los profesionales de EPM Guatemala en Atlas GOV y los convenció de haber encontrado el software adecuado y necesario para sus comités.

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